CONSEGUIR LA FIRMA ELECTRÓNICA ...¿ES TAN DIFÍCIL?

Uno de los requisitos para poder utilizar un programa de Facturación electrónica, es poseer la firma electrónica. Nuestro Producto utiliza la firma en archivo P12. En Ecuador el método mas sencillo y económico de obtener la firma electrónica es tramite el servicio que ofrece el Banco Central del Ecuador.

Simulemos que necesitamos sacar nuestra firma electrónica. Para esto primero iremos al sitio web del Banco Central desde donde podemos realizar la solicitud de la firma. 

Llenamos los datos como sigue según nuestras preferencias e indicamos nuestro numero de cédula.

Hacemos clic en el botón "Siguiente". Para poder acceder al siguiente paso de registro de los datos

Es importante que tengamos a la mano los siguientes documentos en formato PDF:

Luego realizamos el registro definitivo y se nos indicara cuando ir a retirarla en el lugar convenido.

Las tarifas son las siguientes según se reporta en el sito web

Una vez obtenida la firma electrónica, ya estas listo para iniciar a utilizar nuestro Sistema de Facturación Electrónica!.

IMPORTACIÓN MASIVA DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS (FACTURAS Y NOTAS DE CRÉDITO) XML

Luego de haber aprendido como realizar una importación de facturas y notas de crédito en forma singular, llega el momento de realizar una importación masiva de dichos documentos.

Por este motivo se ha incorporado en nuestro sistema de facturación electrónica, la posibilidad de realizar esta operación, misma que, nos permitirá ahorrar tiempo en el ingreso de los datos y en la creación de la ficha de proveedores, ya que el programa lo hará por nosotros utilizando los datos que vienen indicados en la factura electrónica que recibimos en formato XML.

Para iniciar el proceso de importación masiva de los documentos electrónicos, utilizamos el botón en la sección proveedores.

El programa nos muestra la ventana desde donde podemos realizar la operación de importación. Es importante que antes de realizar la operación aquí descrita, que hayamos descargado los XML de facturas y notas de crédito que nuestros proveedores nos hayan enviado.

Para seleccionar la carpeta o directorio en el que se encuentran nuestros documentos electrónicos, utilizamos el boton de busqueda.

Se nos muestra entonces la ventana de navegación para que podamos escoger el directorio.

Se recuerda que si bien el programa analizara todos los archivos XML que se encuentren en la carpeta indicada, solo procesará y mostrará aquellos que correspondan a un XML valido para factura y nota de crédito según el estándar establecido por el SRI.

En este punto, podremos indicar si queremos, cuales de las facturas queremos registrar de una vez que ya han sido pagadas. Para esto realizamos la selección tramite la columna que contiene el checkbox "Pagada", el cual es independiente para cada fila.

Recordemos que si queremos que el registro del pago de las facturas que estamos importando se realice, hay que indicar la modalidad de pago que se ha utilizado.

Para que l programa inicie el registro de los documentos electrónicos, hacemos clic en el botón "Registrar Datos".

Al registrar los documentos el programa realiza en automático el registro del proveedor asignándole un nuevo códice de proveedor. 

Si intentamos registrar una factura dos veces, el programa nos muestra un mensaje de error antes de realizar el registro .

COMO IMPORTAR UN DOCUMENTO XML DE PROVEEDOR (NOTAS DE CREDITO)

En el anterior articulo, explicamos como realizar el registro de una factura proveedor en formato XML utilizando la nueva opción de lectura de archivos XML que hemos incorporado en nuestro programa de Facturación Electrónica. Ahora veremos como registrar una nota de crédito

Esta nueva funcionalidad del producto está disponible a partir de la versión 0.2.395. Para registrar una nota de crédito que hemos recibido de un proveedor, el único requisito es haber registrado previamente la factura a la que hace referencia la nota de crédito.

Abrimos la sección para registrar un nuevo documento proveedor:

Realizamos la búsqueda de un archivo XML que sea una nota de crédito.




Es poco probable que nos aparezca la indicación de que se trata de un nuevo proveedor, porque como ya hemos dicho anteriormente, es necesario haber registrado la factura.

El único mensaje de advertencia probable que pudiera aparecer, es el relativo a la validación del numero de RUC.

Una vez que hemos respondido SI a las preguntas que nos aparecieron, el programa rellenara los datos que encuentra en el documento electrónico. A diferencia de las facturas, hay dos datos que el programa agrega en las notas de crédito, estos datos son: la razón por la que se emitió el documento y el numero de factura al que hace referencia la nota de crédito.

Solo nos queda confirmar el ingreso del documento, presionando el botón "Registrar".

COMO IMPORTAR UN DOCUMENTO XML DE PROVEEDOR (FACTURAS)

A partir de la versión 0.2.395 del Sistema de Facturación Electrónica, esta disponible la opción para poder realizar la importación de un archivo XML (Factura/Nota de Crédito) que hemos recibido de un proveedor.

Explicaremos paso a paso como registrar una factura.

Para evitar errores de transcripción de los datos, se ha creado esta opción que importa directamente desde el archivo XML todos información. Y si se trata de un proveedor nuevo, nos permite ingresar el nuevo proveedor, utilizando los datos de emisión del documento electrónico. Veamos como funciona esta nueva opción incluida en todos los niveles del producto.

Estamos en la sección de agregar un documento proveedor:

Elegimos directamente el documento por medio del botón de búsqueda de un documento de adjuntar, y seleccionamos nuestro documento de adjuntar.

Podemos seleccionar cualquier tipo de documento, pero si seleccionamos un archivo XML entonces el programa inicia a averiguar si el archivo que estamos cargando es un archivo de facturación electrónica con formato SRI.

A la pregunta que nos hace el programa, podremos responder NO si lo queremos, pero en ese caso tendremos que registrar todos los datos del documento a mano.

Para indicar al programa que deseamos que sea EL quien lea el archivo y registre los datos, tenemos que decir SI.

Al responder SI, inicia a realizar una serie de controles en el documento. El primer control que realiza el programa es verificar si el RUC a quien ha sido emitido el documento electrónico corresponde al RUC de la empresa que esta utilizando el programa.

Si el RUC no corresponde, se nos muestra el siguiente mensaje:

Este mensaje es solo de advertencia, podemos detenernos respondiendo NO, pero si estamos seguros de registrar de todas formas el documento, respondemos que SI.

Un segundo control que se realiza entonces es, si el proveedor que emite el documento, está ya registrado en nuestro programa. Si el proveedor es nuevo, se nos muestra la siguientes pregunta:

A este punto, respondemos presionando el botón "Crea Nuevo", y entonces el programa iniciará a procesar todos los datos:

En la casilla de Notas el programa coloca todas las descripciones con las respectivas cantidades que encontró en el documento electrónico. Solo nos queda elegir la condición de pago y podemos registrar nuestro documento

Así de sencillo es el registro de un documento XML con ZEVEN.!!