EMITIR UNA FACTURA DE SERVICIO

Realizaremos un ejemplo de emisión de una factura de servicio. Accedemos a esta opción mediante el botón Factura Servicio, que se encuentra en la sección clientes del programa.de facturación electrónica.

Se nos muestra la ventana para el ingreso de una nueva factura de servicio. 

¿Que queremos decir con el termino Factura de Servicio?.

Utilizamos esta expresión para indicar todas las facturas que realizamos por ventas que no tienen un código de articulo y por lo tanto no están presentes en la ficha artículos de nuestra instalación del producto. 

Esto, para poder utilizar detalles extensos donde explicamos lo que estamos facturando o vendiendo. 

Es una facilidad que se ha incluido en el programa para poder realizar una factura en modo veloz y sin las complicaciones que a veces se encuentran al tener que codificar las cosas que vendemos. En resumen, llamamos servicio a todo aquello que facturamos y no necesitamos llevar un inventario.

EJEMPLO DE FACTURA

Vamos a realizar una ejemplo de factura. Tenemos nuestro cliente, John McClane  a quien hemos realizado el mantenimiento de dos computadoras en su local, y ahora realizaremos la factura de este servicio que le hemos brindado. El valor que fijamos fue de 30$ por cada equipo.

Lo primero entonces es elegir el cliente a quien haremos la factura lo hacemos por medio de la sección desde donde se elige el clientes. 

Se nos propone la venta de búsqueda del cliente, en caso tengamos una cantidad considerable de clientes ingresados, se recomiendo utilizar las casillas de filtro, situadas en la parte inferior de la misma, para facilitar la elección del cliente. En nuestro caso escribiremos una "J" para que nos filtre los clientes que contienen esa letra, lo que nos daría un menor numero de probabilidades de elección.

Una vez que hemos encontrado nuestro cliente, hacemos doble clic en la linea que lo contiene para seleccionarlo.

Nuestra sección con los datos del cliente se actualiza con los datos del cliente que hemos elegido.

En esta sección, siempre que  tengamos habilitado el modulo de Servicios (no tiene que ver con lo que estamos realizando al momento) se nos mostrara ademas una opción para relacionar la factura con algún N° de Orden de Trabajo que el cliente elegido tenga activo al momento de la emisión de la factura.

Ahora bien, una vez que hemos elegido el cliente a quien haremos la factura, debemos iniciar la compilación de los elementos que vamos a facturar; Para esto escribimos el detalle de nuestro servicio en la casilla libre de texto (máximo 300 caracteres por linea).

Para agregar el detalle hacemos clic en el botón con la flecha.

Es importante indicar un calor como código IVA porque sino el programa non permitirá añadir el detalle al cuerpo de la factura.

Una vez ingresado nuestro primer valor de detalle, procedemos a ingresar el segundo valor de detalle.

Agregamos también este nuevo detalle al cuerpo de la factura.

El programa permite ademas, realizar,  una búsqueda de los detalles que hemos utilizado en pasado, para no tener que perder tiempo en escribirlos de nuevo, si estos fueran idénticos a los que necesitamos incorporar en la factura que estamos elaborando. 

Esto se realiza por medio del botón de búsqueda que, una vez presionado, nos muestra la ventana de búsqueda.

Los elementos aquí mostrados, son los valores que hemos utilizado en facturas que hemos emitido en pasado, y también de las proformas que han sido generadas con el programa. 

Podemos filtrar los elementos por medio de la casilla en el fondo.

Para seleccionar un elemento es suficiente hacer un doble clic sobre la linea que contiene el detalle que queremos seleccionar.

Antes de grabar la factura, podemos, si lo queremos así, registrar un pago o un abono a la factura. Para realizar esto, utilizamos la sección de pagos /abonos de la factura colocada en la parte izquierda.

Colocamos un valor y seleccionamos como hemos recibido el valor de pago de la factura.

Los elementos que se muestran en el combobox Modalidad de Pago, se deben indicar en la configuración de las modalidades de pago que aceptamos.

En modo predefinido, el programa coloca en la sección SRI - Facturación Electrónica, el valor Sin utilización del Sistema Financiero, pero este valor puede ser modificado según sea nuestra necesidad.

En la parte inferior de la factura se nos muestra el resumen y el total de la factura. 

El programa maneja hasta tres diferentes códigos de IVA para el contenido de lineas de detalle de la factura.

Una vez que estamos seguros que nuestro documento está correcto, procedemos al registro del mismo, por medio del botón Registra Factura.

Si todo se realizó sin problemas, el programa nos muestra una ventana de información, donde se indica el número de factura que se atribuyó al documento.

En este mensaje de información se nos presenta ademas, una opción para ver el documento en formato PDF. Si hacemos clic en el botón PDF Factura, el programa elabora un documento PDF que representa en modo provisorio la factura que hemos apenas generado.

Este documento no es un documento autorizado aún, para que el documento sea un documento oficial y autorizado por el SRI se debe realizar el proceso de transmisión de documentos electrónicos.

Una vez generada una factura, esta, puede ser modificada solo si: 

1) no se ha registrado aun un pago, una retención y 
2) no ha sido aun transmitida al SRI.

Puedes mirar este vídeo donde se realiza la operación de emisión de una factura.

AÑADIR UN NUEVO ARTICULO

Crearemos en este ejemplo un nuevo articulo para poder utilizarlo en nuestras facturas de venta.

Para esto, imaginaremos que somos una empresa que vende teléfonos celulares, y queremos crear un nuevo articulo que será vendido. Ademas de eso, tenemos activo el modulo de Inventario en el programa de facturación electrónica.

La situación es la siguiente:

Nos llega una compra de 5 teléfonos celulares Samsung Galaxy S10 a nuestra bodega "Central". Este producto que nos llega es un producto nuevo, que no ha sido aun codificado en nuestra instalación del producto.

Para crear un nuevo articulo, utilizamos el botón Nuevo Articulo, que podemos encontrar siguiendo la ruta ilustrada en la imagen -- >








Se nos presenta entonces la ventana principal para el ingreso de un nuevo articulo, en donde, podemos ingresar los datos de nuestro articulo.

El código del producto lo colocamos nosotros, el programa a diferencia de otras secciones, no genera en forma automática el código para el articulo. Se debe tener en consideración que una vez que creado el articulo, no se podrá modificar el código en fase de edición de la ficha articulo.

Ingresamos los datos de nuestro ejemplo.

Para graba el nuevo articulo, lo hacemos mediante el botón Nuevo Artículo.



Si la operación no presenta problemas, se nos muestra un mensaje que confirma el ingreso del nuevo articulo en la base de datos.

Ahora la ventana de ingreso del articulo, se transforma en la venta de edición del articulo y si lo deseamos podemos variar los datos apenas ingresados, excepto por el código del articulo que se bloquea y será para siempre el que hemos indicado al momento de la creación del mismo.

El ultimo paso, si lo queremos realizar, es agregar una fotografía de nuestro articulo. Las fotografías que se pueden agregar son ilimitadas, pero una sola se puede indicar como predefinida.

Siempre que se ingresa una nueva imagen del articulo, es esta la imagen predefinida, pero ese valor puede ser cambiado siempre que tuviéramos mas de una foto.



Para añadir una foto, lo hacemos en la sección Fotos en la ficha articulo, presionando el botón Agregar Foto.


Se nos permite seleccionar una foto que tengamos memorizada en el computador.

Seleccionamos la foto del producto, y entonces esta viene añadida a la ficha del articulo sin necesidad que se presione el botón Registrar Cambios.

Ahora nuestra ficha contiene la fotografía del producto que hemos apenas añadido.

Aquí tienes un vídeo que ilustra, entre otras cosas,  lo mismo que hemos apenas explicado.

AÑADIR UN NUEVO CLIENTE

Para añadir un nuevo cliente en nuestro programa de facturación electrónica, hacemos clic en el botón Nuevo Cliente  en la sección principal.

Se nos muestra entonces la ventana principal para el ingreso de un nuevo cliente al sistema.

Se nos indica por medio de un color rojo en los bordes, las casillas que son obligatorias para que el programa nos permita realizar el ingreso del cliente en nuestra base de datos.

Estos campos son:
- Razón Social
- R.U.C. o Cédula de Identidad o Pasaporte
- Tipo Doc. FE

Según sea el valor que indicamos en el combobox Tipo Doc. FE, el programa nos obliga a ingresar uno de los tres elementos básicos (RUC, Cédula o Pasaporte)

Como vemos en la figura anterior, en modo predefinido se nos pide un RUC como campo base, pero si cambiamos el valor del combo Tipo Doc. FE a Cédula o Pasaporte, se nos cambia el valor obligatorio que tendríamos que ingresar.

Todos los demás datos pueden ser ingresados en un segundo momento. Se destaca, pero, que el valor del campo Dirección principal, si no se lo indica al momento de la creación del nuevo cliente, este viene automáticamente rellenado con un punto "."; esto, porque el sistema de recepción de documentos electrónicos del SRI, no acepta un valor vació o ausente para la dirección del cliente, por lo tanto, se realiza esta operación para evitar errores posteriores al momento de la transmisión de los documentos electrónicos.

EJEMPLO DE INGRESO DE UN NUEVO CLIENTE

Realicemos un ingreso de ejemplo. Teniendo los siguientes datos inventados:

Nuestro cliente John McClane con RUC 1713256772001 como persona natural, es propietario del Restaurante "Die Hard", dicho restaurante esta ubicado en Fox Plaza, 2121 Avenue of the Stars, Century City, Los Angeles, California.

Ingresamos pues lo datos en sus respectivas casillas

El programa permite el ingreso de la dirección en el modo que retengamos necesario escribirlo, en el caso nuestro en el siguiente formato.

A pesar de esto, por motivos inherentes a que el servidor del SRI no acepta retornos de linea en el archivo XML, el programa al momento del registro de los datos, realiza una inspección en la casilla dirección y la adecua al formato que el SRI acepta en la comunicación XML.

Tengamos siempre en consideración esta particularidad que veremos mas adelante una vez que habremos añadido el nuevo cliente.


Hacemos clic en el botón Registrar nuevo.



Cuando el programa ha realizado el ingreso de los datos del nuevo cliente, nos informa el código de cliente que se le ha atribuido; dicho código es secuencial y lo genera en automático el programa.

Presionamos Ok en el botón que se nos propone, y entonces el programa nos devuelve a la ficha del cliente, que en este momento contiene ya como indicación el código de cliente y nos muestra ademas los campos adicionales que hallamos creado, listos para ser editados y actualizados.

Como mencionamos anteriormente, el valor del campo Dirección principal, ha sido ajustado para que sea compatible con el proceso de transmisión de documentos electrónicos.

Ya podemos realizar operaciones con el nuevo cliente añadido.


Puedes mirar un vídeo demostrativo de como se ingresa un nuevo cliente.

CAMPOS ADICIONALES - FICHA ARTICULO

La ventana standard de la ficha articulo en nuestro sistema de facturación electrónica, se muestra así:

Ademas de poder añadir campos adicionales para la ficha clientes y para la ficha proveedores, es posible realizar la misma operación para la ficha artículo.

Para esto podemos, utilizar una de las siguientes opciones:

1) haciendo doble clic en la palabra campos adicionales en la ficha artículo.

2) siguiendo la siguiente secuencia:

Estas dos opciones nos conducen a la visualización de la ventana Gestión de campos adicional - ficha artículo.

En el caso que vemos en el ejemplo, tenemos que, ya están ingresados dos campos adicionales: "marca" y "peso". Vamos a añadir el campo "País de Fabricación". Para esto utilizamos la casilla Nuevo campo adicional, la cual está ubicada en la parte inferior de la ventana que tenemos abierta. Escribimos pues el dato.

Para confirmar el ingreso del nuevo campo, hacemos clic en el botón Nuevo campo adicional. 

Una vez realizada la operación, el programa nos muestra un mensaje confirmatorio.

La ventana de gestión se actualiza inmediatamente con el nuevo campo agregado.

Ya podemos utilizar el nuevo campo en nuestra ficha articulo.

CAMPOS ADICIONALES - FICHA PROVEEDORES

La ficha proveedores en nuestro sistema de facturación electrónica se muestra de la siguiente manera:

Como hemos explicado en pasado a través del articulo Campos Adicionales - Ficha Clientes, nuestro sistema de facturación electrónica, permite añadir la cantidad de campos adicionales que creamos conveniente según nuestra realidad comercial.

Para el caso de la ficha de proveedores, podemos acceder a la sección de gestión de los campos adicionales de la siguientes manera:

1) Haciendo doble clic en la palabra Campos adicionales en la ficha de proveedores.

2) Por medio de la siguiente secuencia:

Una vez hecho esto, aparece la ventana Gestión de campos adicionales - ficha proveedores. En esta ventana, mediante la casilla Nuevo campo adicional, colocada en la parte inferior de la ventana, podemos colocar el nombre del nuevo campo adicional que deseamos añadir a la gestión de la ficha proveedores.

En el Ejemplo mostrado, se encuentran ya añadidos dos campo, vamos por lo tanto a añadir un tercer campo adicional al que llamaremos Perfil Twitter. 

Escribimos entonces el nombre en la casilla indicada.

Para confirmar, hacemos clic en el botón Nuevo campo adicional.

Una vez realizado el proceso, el programa nos muestra un mensaje que confirma que hemos realizado el ingreso en modo correcto.

En tiempo real, se nos muestra el nuevo campo en el elenco de campos adicionales para la ficha proveedores.

Desde este momento, el nuevo campo adicional está disponible para ser utilizado en la ficha proveedores.