NOVEDADES EN LA VERSIÓN 0.3.75

Se ha liberado la versión 0.3.75 de nuestro Sistema de Facturación Electrónica. En este artículo explicaremos en modo breve las novedades que se han introducido en esta nueva versión. Para una mayor información se recomienda leer los links indicados para los artículos de las novedades.

REAGRUPAMIENTO DE OPCIONES DE MENÚ

Sección Configuración - Artículos

Se ha creado una nueva sección dentro de la pestaña 'Artículos', para la configuración de elementos que tienen que ver con el manejo de inventarios. Esta nueva sección está disponible desde la versión START + INV en adelante.

Se ha colocado dentro de esta nueva sección las opciones de configuración de bodegas, la gestión de los campos adicionales para la ficha artículos y la gestión de impresoras. Todo esto porque esas opciones de configuración es posible utilizarlas solo si se tiene una versión START + INV o superior.

Se ha incluido ademas en la sección de configuración una nueva opción GENERAL. Esta opción al momento incluye la opción para bloquear las ventas por debajo del precio de costo.

En el cuadro rojo la nueva opción

Incorporada a la sección de configuración la gestión de las listas de precios.

En el cuadro rojo la nueva opción

FICHA ARTÍCULOS

En ciertas circunstancias se bloquea la posibilidad de modificar el precio de costo. Opción que queda habilitada solo para usuarios tipo Administrador

En la pestaña movimientos, se ha agregado la posibilidad de ordenar los movimientos por fecha en sentido ascendente y descendente.

Se ha agregado un nuevo botón al lado de la casilla costo, donde se puede ver todos los ingresos de mercadería, con su respectiva media ponderada.

Se ha aumentado de un decimal el precio de venta. Ademas se ha modificado todo el recorrido de la facturación y las notas de crédito en relación a la trasmisión de los documentos electrónicos al SRI. Por este motivo, se ha cambiado el formato de trasmisión del 1.00 al 1.1.0 para las facturas y notas de crédito.

FICHA CLIENTES

Es posible indicar en la ficha de clientes, una lista de precios especifica para que el programa la tome en consideración al momento de la emisión de la factura.

EMISIÓN DE FACTURAS POR CÓDIGOS

Se ha incluido la posibilidad de evitar (libre decisión de cada quien) que se emitan facturas con un precio de venta del articulo inferior al precio de costo. Para mayor información, leer el articulo: ¿Cómo evitar vender bajo costo?

Al momento de la emisión de la factura, es posible indicar una lista de precios.

EMISIÓN DE PROFORMAS POR CÓDIGOS

Se ha incluido la posibilidad de evitar (libre decisión de cada quien) que se emitan proformas con un precio de venta del articulo inferior al precio de costo. Para mayor información, leer el articulo: ¿Cómo evitar vender bajo costo?

NUEVOS REPORTES

Se ha creado un nuevo reporte del facturado por usuario que ha generado el documento. Este documento, si bien se ve inicialmente a vídeo, hemos incluido una versión impresa a petición de un cliente.

También a petición de un cliente se ha creado un reporte donde se puede consultar el elenco de facturas con los comprobantes de retención registrados.

CORRECCIONES BUG REPORTADOS

Se nos reportó un error al momento de generar una factura por códigos a partir de una proforma por códigos, que hacia que no se calcule correctamente el valor del IVA. Consecuencia de esta anomalía, producía un error en la trasmisión del documento electrónico. Se ha corregido la anomalía y a partir de esta versión no sucede más.

Otro error reportado por un cliente, se producía cuando no estaban configurados los parámetros email. En esta situación al iniciar el programa se veía una mensaje de error como el siguiente.

Imagen enviada por el cliente

El error se producía cuando el programa intentaba definir el nombre de la empresa para los envíos de email. Este error sucedía solamente en los casos en los que el cliente aun no había configurado los parámetros para el envío de correo electrónico.

En la versión EASY, al entrar con un usuario no administrador se tenia acceso a todas las opciones de configuración del producto. Se corrigió esta anomalía.

Se corrigieron mal funcionamientos en la modificación de las facturas y de las proformas.

UTILIZO DE LAS LISTAS DE PRECIOS

En un artículo anterior, aprendimos cómo se crean las listas de precios. 

En este artículo, veremos como utilizarlas al momento de crear una factura.

ASIGNAR UNA LISTA DE PRECIOS A UN CLIENTE

Una de las aplicaciones al momento que tenemos creada al menos una lista de precios, es la de poder asociar un cliente a una lista de precios.

Para asignar una lista de precios en modo permanente a un cliente, lo hacemos en la ficha del cliente.

Utilizamos el combobox Listas de Precios para indicar la lista que queremos utilizar con el cliente.

FACTURAR APLICANDO UNA LISTA DE PRECIOS

Cuando llega el momento de emitir una factura, aparece el combobox lista de precios, que debemos seleccionar, antes de iniciar el ingreso de los códigos en la factura.

Si elegimos un cliente al que hemos anteriormente asociado una lista de precios, el programa en automático llena el combobox Lista de precios.

Si el combobox Lista de precios, queda vacío, o no indicado algún valor, el programa toma el precio de venta normal del articulo.

Este mismo principio se aplica a la creación de las proformas.

CONFIGURACIÓN - LISTAS DE PRECIOS

Durante el trascurso de nuestra actividad económica comercial, es posible que se nos presente la necesidad de aplicar a ciertos clientes, un precio diferente que el que aplicamos a todos los demás. 

Con esta necesidad en mente, hemos introducido en el Sistema de Facturación Electrónica, a partir de la versión 0.3.49 la posibilidad de crear y aplicar listas de precios especificas.

Las listas de precios, parten desde el punto de vista del precio que aplicamos a nuestros clientes. Y en cada una de ellas podemos especificar un porcentaje de descuento del precio de venta normal.

Traduciendo este concepto a un ejemplo real, suponemos que tenemos un determinado articulo que vendemos a  $ 10.00, y queremos aplicar un precio de $ 7.00 a ciertos clientes en modo particular. Entonces creamos una lista de precios con el 30% de descuento. Crearemos una lista de precios a la que nombraremos "Clientes Especiales"

Para crear las listas de precios, seguiremos el siguiente recorrido:

Una vez hecho, se nos presenta la ventana principal para la gestión de las listas de precios.

Para ingresar una nueva lista de precios, utilizamos la casilla colocada en la parte inferior de la ventana.

Presionamos el botón de registro de la nueva lista de precios.

Hemos creado nuestra nueva lista de precios. Cuando se crea una nueva lista de precios, el dato que el programa crea, contiene un valor de 0% como descuento. Ahora tenemos que utilizar la parte superior de la ventana para colocar el valor correcto de descuento que deseamos que se aplique con la lista de precios apenas creada.

Para consultar los precios, o distribuir la lista de precios entre nuestros clientes, utilizamos la sección de impresión de la lista de precios que tenemos seleccionada.

Podemos elegir el orden por códigos (predefinido) o por la descripción. 

También podemos incluir o no el precio normal de venta.

También es posible desactivar una lista de precios si no queremos que se utilizada en el programa.

En otros artículos mas adelante explicaremos como se utilizan las listas de precios en la ficha clientes y al momento de generar facturas y proformas.

COSTO MEDIO PONDERADO

A partir de la versión 0.3.1 del Sistema de Facturación Electrónica, se ha incluido la posibilidad de conocer el costo medio de los ingresos que hemos efectuado de un articulo que vendemos.

Para conocer este valor, ingresamos en la ficha del articulo.

Nos concentramos en la casilla COSTO. 

Como podemos ver en la figura, siempre que tengamos en uso la versión START + INVENTARIO, aparece un botón de información por medio del cual podremos consultar todos los ingresos de mercadería que hemos registrado.

La ultima columna contiene el costo medio histórico

Inicialmente, el elenco viene ordenado por fecha desde la mas antigua hasta la mas reciente. Para invertir el orden, es suficiente hacer un clic en el nombre de la columna Fecha Recepción.

Esta información es útil cuando tenemos que tomar decisiones sobre los precios a los que compramos y vendemos.

REGISTRAR EL INGRESO / ARRIBO DE MERCADERÍA

Cuando tenemos en uso la versión START + INVENTARIO del Sistema de Facturación Electrónica, el programa entra en modalidad rígida en cuanto al stock de mercaderías se refiere. El programa no permite facturar un producto del que no se tiene el stock suficiente ingresado.

En este articulo, explicamos como se realiza el ingreso de la mercadería.

INGRESO DE LA MERCADERÍA.

Para iniciar, seguimos el recorrido que ilustramos a continuación:

Se nos muestra entonces, la ventana principal para el ingreso de la mercadería.

En la primera sección de esta ventana, indicamos el tipo de ingreso de mercadería.

Podemos elegir entre ENTRADA y AJUSTAR A:

ENTRADA. se utiliza cuando queremos registrar el ingreso de mercadería con un documento de compra, o entrega por parte de un proveedor.

AJUSTAR A. Se utiliza cuando queremos ajustar el stock por una verificación o inventario que realicemos.

Luego especificamos la bodega en donde tendrá efecto la actividad que estamos realizando. Las bodegas que aparecen en esta lista son todas las bodegas activas que hemos ingresado.

Después, es el momento de especificar, si es necesario, el proveedor. Indicar el proveedor, no es obligatorio, es un dato que se lo puede dejar vacío si lo queremos.

En la cuadrícula de ingreso, se reportan todos los artículos que tenemos ingresados, con su precio de costo, además de una columna en donde podemos escribir la cantidad objeto del movimiento que estamos realizando.

Cuadrícula de ingreso

luego que hemos indicado las cantidades, y eventualmente, variado el precio de costo (precio al que se compra), escribimos la justificación del movimiento.

Luego, presionamos el botón Registrar Ingreso.

Optamos por SI, para confirmar el ingreso.

UTILIZO DEL ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS DE INGRESO

Para facilitar el ingreso de listas con numeroso artículos, hemos creado un pequeño administrador de archivos, con el cual podemos grabar el registro que estamos realizando, con el objetivo de retomarlo en un segundo momento.

Para grabar un archivo del ingreso, presionamos el botón con el disquete. El programa nos pide que demos un nombre y una ubicación para el archivo que se creará.

Una vez confirmado todo, recibimos un mensaje del programa.

Cuando retomamos el trabajo, para abrir el archivo utilizamos el botón con el icono de la carpeta. Se nos pide que indiquemos el archivo que hemos anteriormente guardado.

Al seleccionar el archivo.

Respondemos SI, para continuar.

Una vez que se han cargado los datos, podemos continuar el ingreso.

¿CÓMO EVITAR VENDER BAJO COSTO POR ERROR?

Una Pregunta que nos hizo hace pocos días un cliente fue ¿Cómo hago para evitar que un trabajador autorizado a la facturación no cambie el precio por debajo del precio de costo?

Nos dimos cuenta que en ciertos casos, es necesario para algunos usuarios poder tener la libertad de facturar bajo costo o de bloquear, como en el caso de nuestro cliente, la posibilidad de facturar con un precio por debajo del precio de costo del artículo.

Hemos, por este motivo, introducido a partir de la versión 0.2.981 una nueva sección de configuración para los artículos, en la cual, inicialmente, se puede indicar si se desea bloquear la posibilidad de vender con un precio inferior al costo.

Para indicar lo antes mencionado, seguimos el recorrido ilustrado:

Se nos muestra la ventana de configuración general para los artículos. 

En modo predefinido la casilla viene des-habilitada. Para indicar que queremos bloquear las ventas bajo el precio de costo, es suficiente, marcar la opción y luego presionar el botón Registrar Cambios.

La ventana se actualiza y debería quedar así:

¿QUÉ SUCEDE EN FASE FACTURACIÓN?

Cuando se prueba a modificar el precio de venta, en la sección de emisión de facturas, y se coloca un precio inferior al costo del articulo el programa no lo permite y muestra un mensaje al usuario.

Este bloqueo, además se activa también en fase de creación de proformas por códigos.

¿QUÉ OTROS CAMBIOS PRODUCE ACTIVAR EL BLOQUEO DE VENDER BAJO COSTO?

Además de lo ya descrito anteriormente, en la ficha artículos, se bloquea la posibilidad de modificar el precio de costo de un producto. Solamente un usuario tipo Administrador podría modificar el precio de costo. 

Es importante que solamente si se tiene habilitado el control de inventario es posible utilizar esta nueva funcionalidad del producto. Por este motivo, esta funcionalidad no está disponible para las ediciones EASY y START de nuestro Sistema de Facturación Electrónica, porque en esas ediciones non existe el control de inventarios.

FACTURAS VS RETENCIONES

Cuando trabajamos con el Sistema de Facturación Electrónica, es muy probable que tengamos clientes que emiten comprobantes de retención cuando reciben una factura nuestra. Si el número de comprobantes de retención que recibimos es poco numeroso, es un dato que lo podremos administrar en modo 'mental'. Pero ¿que sucede si la mayor parte de nuestro clientes lo hace? ¿existe un modo de obtener un elenco de las facturas ligado a el comprobante de retención recibido?

Pues, hemos incluido a partir de la versión 0.2.954 un reporte que nos permite obtener esta información.

Lo primero que tenemos que hacer es colocarnos en la sección que está explicada en el articulo ¿Cuanto hemos Facturado?. 

Por lo tanto nos encontramos con esta ventana abierta.

Para obtener el reporte del que estamos hablando, es necesario primero indicar que queremos incluir los comprobantes de retención, haciendo clic en la casilla de selección.

Una vez que hemos indicado la inclusión de los comprobantes de retención, procedemos a presionar el botón Imprimir.

Se nos muestra el reporte con la indicación desglosada de los comprobantes de retención.

Se destaca que si el intervalo de tiempo que se indica, es superior a 30 días o el periodo cubre dos meses diferentes, el programa agrupa el reporte por mes en modo automático.

Descarga el archivo de ejemplo para que lo puedas visionar en modo detallado.

¿CUANTO HEMOS FACTURADO? - Parte 2

En nuestro articulo ¿Cuanto hemos Facturado?, explicamos como ver la estadística en modo visual de la distribución de las facturas emitidas en un determinado periodo de tiempo. Pero ¿si necesitamos imprimir esa información?

A partir de la versión 0.2.954 de nuestro Sistema de Facturación Electrónica, hemos incorporado la posibilidad de imprimir el resumen de las facturas por cada 'facturador' que utilice el programa.

Nos encontramos en esta sección.

Para obtener el reporte presionamos el botón Imprimir. El programa nos muestra entonces un reporte con todas las facturas del periodo especificado por bloque de emisores de facturas:

En la ultima parte del reporte se obtendrá ademas el valor total sumados todos lo usuarios que ha emitido facturas.

Para enviar el reporte a la impresora, presionamos el botón correspondiente desde la barra de botones que se encuentra en la parte superior de la vista preliminar del reporte.

Para ver un documento de ejemplo en forma detallada, descarga el archivo ejemplo.